ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถค้นหาหนังสือ ข้อความ เลขที่หนังสือ หรือ ชื่อไฟล์แนบได้ ทำให้ผู้ใช้งานสะดวกรวดเร็วในการสืบค้น อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบที่มา ของเอกสารได้ง่าย และรวดเร็ว

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะประกอบด้วย การรับหนังสือ การส่งหนังสือ ตลอดจนถึงการสืบค้นและติดตามงาน สุดท้ายจะจบลงด้วย การจัดเก็บหนังสือเข้าตามแฟ้มเก็บเอกสาร หลังจากนั้นระบบทำการคัดแยกหนังสือ เพื่อเตรียมเข้าสู่กระบวนการทำลายหนังสือตามอายุการเก็บหนังสือแต่ละฉบับ